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Täglich begegnen uns Messebriefings in den unterschiedlichsten Formen. Oftmals stoßen wir beim morgendlichen Kaffee beim Durchlesen unserer E-Mails darauf. Manche sind hochprofessionell und beschreiben detailliert die Vision des Unternehmens, beispielsweise den besonderen Fokus auf umweltfreundliche Produktionslösungen und modernen Kundenservice. Andere hingegen sind oberflächlich und erfordern einiges an Aufwand, um den Inhalt der Anfrage zu verstehen. Wie kann ich einem solchen Kunden helfen, ein aussagekräftiges Briefing zu verfassen, das die Arbeit des Designers und des Angebotserstellers erleichtert? Diesem Thema möchte ich diesen Artikel widmen.

Inspiriert zu diesem Artikel gab mir ein Vorfall vor einigen Wochen. Ich erhielt einen Anruf. Ein freundlicher Herr Adam fragte mich, ob ich ihm bei der Erstellung eines Briefings mit einer Angebotsanfrage für einen Messestand auf einer internationalen Messe helfen könnte. Es war die erste Messeteilnahme seines Unternehmens, und er hatte keinerlei Erfahrung in diesem Bereich. Daher war er sich unsicher, welche Informationen ein auf Messebau spezialisiertes Unternehmen für die Erstellung eines umfassenden Angebots in Form eines Entwurfs und eines Kostenvoranschlags erwarten konnte.

Diese Situation ist keine Seltenheit. Wir erhalten Anrufe und E-Mails von Personen mit unterschiedlicher Messeerfahrung. Darunter sind Unternehmen, die zum ersten Mal ausstellen, aber auch Mitarbeiter von Firmen mit langjähriger Messeerfahrung, die bisher keine Erfahrung in der Branche gesammelt haben. Es kommt häufig vor, dass unsere E-Mail-Postfächer mit Anfragen überflutet werden, deren Bearbeitung viel Zeit in Anspruch nimmt.

Um auf Herrn Adam zurückzukommen: Am Ende unseres Gesprächs vereinbarten wir, dass ich ihm eine Liste mit wichtigen Informationen und zusätzlichen Fragen zukommen lasse, um seine Erwartungen zu klären. Dieses Erstgespräch ist besonders wichtig, da wir zum ersten Mal zusammenarbeiten und so viel Zeit wie möglich sparen möchten.

Die benötigten Basisinformationen liegen auf der Hand und betreffen die Umsetzungsziele. An welchen Messen planen Sie teilzunehmen? Wie groß ist Ihr Messestand? Ist die Standfläche bereits gebucht? Falls ja, senden Sie uns bitte einen Lageplan, der die Position Ihres Standes in der Halle zeigt. Falls nein, beschreiben Sie bitte die Form Ihres Standes. Welcher Standtyp ist geplant? Terrassen-, Eck-, Halbinsel- oder Inselstand? Soll der Messestand eingeschossig sein oder wird ein zweites Stockwerk benötigt? Handelt es sich um ein einmaliges Projekt oder ist er für die mehrfache Nutzung vorgesehen, um die Wiederverwendung von Bauteilen kostengünstig zu ermöglichen?

Ein wichtiger Schritt ist die Klärung des Gesamtcharakters des Messestandes, damit das Design mit der visuellen Identität und den Unternehmenswerten übereinstimmt. Ebenso wichtig ist es, Informationen über die Zielgruppe und die Messeteilnehmer zu sammeln sowie darüber, welche Ausstellungselemente am wichtigsten sind und wie sie präsentiert werden sollen. Jede Anfrage ist individuell, und die Fragen sollten auf die vertretene Branche und die Art der Veranstaltung zugeschnitten sein. Daher ist es ratsam, die Informationen um das Produkt oder die Dienstleistung zu ergänzen, die auf der Messe präsentiert werden sollen. Sind Vitrinen, Produktregale oder spezielle Displays erforderlich? Erfolgt die Präsentation auf Fernsehern oder großen LED-Bildschirmen? Oder vielleicht in Form von großformatigen Drucken an den Wänden oder von der Hallendecke abgehängt?

Die genannten Fragen umfassen ein breites Spektrum an Informationen, die für die Entwicklung eines passenden Designs unerlässlich sind. Dies umfasst den bevorzugten Stil (z. B. wirtschaftliche Lösungen, modular, modern, mit Fokus auf Ökologie), die Farbauswahl (hell, dunkel, in Firmenfarben), Wandverkleidungsmaterialien (gestrichene Wände, Holz, Glas, Laminat, Beton), Bodenbeläge (Teppich, Paneele, Podest) und schließlich die Auswahl dekorativer Elemente (z. B. Zimmerpflanzen). Um das Design zu vervollständigen, ist es unerlässlich, Logos und andere gewünschte grafische Elemente für den Messestand einzureichen. Es ist außerdem sehr hilfreich, wenn der Kunde seine Inspirationen teilt, beispielsweise Fotos von Messeständen aus dem Portfolio auf der Website, deren Design seinen Vorstellungen am ehesten entspricht.

Um zu verstehen, wie der Aussteller mit den Messebesuchern interagiert, kann man fragen, ob ein Infostand, eine Bar oder Stehtische für kurze Gespräche nötig wären. Oder vielleicht bequeme Sofas in einem separaten Bereich abseits des restlichen Standes? Soll der Gesprächsbereich geschlossen oder offen sein? Werden weitere Räume wie eine Küche oder ein Lagerraum benötigt?

Dabei stellt sich auch die Frage nach der richtigen Ausstattung. Sind Lager- oder Küchenräume geplant, werden Regale, Kleiderständer, Schränke, üblicherweise ein Kühlschrank und oft auch eine Spüle oder Kaffeemaschine benötigt. Ist ein Besprechungsraum geplant, sind ein Konferenztisch und passende Stühle unerlässlich. Die Möglichkeiten sind vielfältig und hängen von den individuellen Vorlieben und Vorstellungen des Kunden ab.

Schließlich bleibt die Frage, die nicht immer eindeutig beantwortet werden kann: Wie viel sollte das alles kosten? Die naheliegende Antwort „so wenig wie möglich“ ist ein sicheres Zeichen dafür, dass wir das Projekt so planen können, dass Systemlösungen und vorgefertigte Komponenten zum Einsatz kommen. Bei einer individuellen Konfiguration lohnt es sich jedoch, das Budget genauer zu definieren. Dies erleichtert die Auswahl geeigneter Oberflächenmaterialien, Möbel, Multimedia-Systeme und Lösungen, die bei gleichbleibend hoher Qualität den finanziellen Erwartungen des Kunden entsprechen.

Herr Adam benötigte etwas Unterstützung bei der Erstellung seines ersten Messebriefings, doch das Ergebnis war eine äußerst präzise Informationsquelle. Die umfangreiche Vorrecherche, die zu dessen Erstellung führte, sparte uns viel Zeit und ermöglichte es uns, unser Angebot nahtlos auf seine Erwartungen abzustimmen. Ein gut formuliertes Messebriefing ist erst der Anfang. Wie wird diese Geschichte enden? Wir werden es bald erfahren.

Autor: Przemysław Pawlik